ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS
A Organização de Documentos e Arquivos é um serviço que tem como
finalidade principal criar instrumentos de controle e monitoramento do
armazenamento e tráfego de documentos nas empresas, por intermédio da
implantação de técnicas e metodologias de organização e gerenciamento de
arquivos. Os projetos de organização podem ser realizados nas dependências do Arquivo do Cliente.
Para quem é indicado?
Para empresas que
possuem uma grande demanda documental e que necessitam que esses documentos
sejam catalogados corretamente para fácil localização.
Vantagens e benefícios da Organização
de Arquivos:
·
Organização
física adequada;
·
Sistema
de identificação;
·
Padronização
dos métodos de arquivamento;
·
Comodidade
e agilidade nas consultas aos documentos;
·
Sigilo
das informações, segurança e preservação dos documentos;
·
Redução
de custos com a administração e manutenção do acervo;
·
Eliminação
das dificuldades para gerenciamento e manutenção dos arquivos;
·
Descarte
de documentos expirados ou desnecessários.
Etapas da Organização de Arquivos:
·
Os
documentos são selecionados para a organização através da elaboração de um
plano de classificação documental;
·
Os
documentos são indexados de forma que facilite o controle físico e localização
no sistema;
·
Os arquivos
já organizados são acondicionados em caixas que garantem o seu bom estado de
conservação;
A Digitalização de Documentos
É o processo de conversão de documentos físicos em formato digital.
Este processo dinamiza extraordinariamente o acesso e a disseminação das
informações entre os funcionários e colaboradores, com a visualização
instantânea das imagens de documentos.
Empresas que possuem
documentos que precisam ser consultados e administrados de forma rápida e
organizada.
·
Vantagens
e benefícios da Digitalização de Documentos:
·
Facilidade
de acesso e de distribuição dos documentos;
·
Redução
de tempo das atividades que requerem a análise de documentos;
·
Redução
de custo com recuperação e duplicação;
·
Preservação
do arquivo físico;
·
Integração
de dados ativos e históricos;
·
Etapas da
Digitalização de Documentos.
Os documentos passam por um processo de preparação para que se tornem
aptos à digitalização (higienização, retirada de grampos ou qualquer objeto que
prejudique o acesso do documento ao scanner);
Em seguida são escaneados, tratados e indexados por lote de documentos,
de acordo com as especificações determinadas pelo projeto.
Claudinei Armando
(16) 9 9991-4468
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